1. Program Agroenergia 2020 – zasady, warunki, jak skorzystać?
  2. Lustra w małej przestrzeni – powiększ optycznie wnętrze
  3. Ceremonia pogrzebowa – kto zajmie się jej organizacją?
  4. Styczniki modułowe – wszystkie potrzebne informacje
  5. Czy Łomianki to dobre miejsce dla rodziny?
  6. Zakres automatyki w Smart Home
  7. Jakie są cele przeprowadzenia audytu RODO
  8. Urządzenia do gospodarowania kondensatem
  9. Rękawice robocze – solidna ochrona rąk pracowników
  10. Czy fotowoltaika jest opłacalna?
  11. Zadania inspektora ppoż
  12. Wyposażenie do sklepów z artykułami do domu – znajdziesz w chińskich centrach
  13. Posiłki dietetyczne do domu – wygoda i zdrowie
  14. Jak wybrać kasę fiskalną do warsztatu samochodowego?
  15. Usługi kancelarii prawnej dla biznesu
  16. Balustrady ze stali nierdzewnej – dlaczego warto je wybrać?
  17. Dlaczego warto zainwestować w SEO?
  18. Rusza nabór wniosków do programu „Czyste powietrze 2.0”
  19.  Rzeczoznawca budowlany – błędy w wykończeniu ścian
  20. Tynki akrylowe – najpopularniejsze wykończenie elewacji
  21. Czy konwojowanie gotówki jest bezpieczne?
  22. Jak zorganizować transport maszyn i materiałów budowlanych
  23. Prezentacje multimedialne- nieodłączny element nauki, rozwoju oraz pracy
  24. Sprawdzone narzędzia do gratowania
  25. RODO a przechowywanie i niszczenie dokumentów
  26. Spedytor – specjalista od organizacji transportu 
  27. Jak upiększyć przestrzeń – szkło z nadrukiem
  28. Propan jako uniwersalne paliwo opałowe
  29. Klimatyzatory ścienne Toshiba – rozwiązania dla domu i biura
  30. USG mięśni kończyny górnej i dolnej po urazie
wtorek, 1 grudnia, 2020
  1. Program Agroenergia 2020 – zasady, warunki, jak skorzystać?
  2. Lustra w małej przestrzeni – powiększ optycznie wnętrze
  3. Ceremonia pogrzebowa – kto zajmie się jej organizacją?
  4. Styczniki modułowe – wszystkie potrzebne informacje
  5. Czy Łomianki to dobre miejsce dla rodziny?
  6. Zakres automatyki w Smart Home
  7. Jakie są cele przeprowadzenia audytu RODO
  8. Urządzenia do gospodarowania kondensatem
  9. Rękawice robocze – solidna ochrona rąk pracowników
  10. Czy fotowoltaika jest opłacalna?
  11. Zadania inspektora ppoż
  12. Wyposażenie do sklepów z artykułami do domu – znajdziesz w chińskich centrach
  13. Posiłki dietetyczne do domu – wygoda i zdrowie
  14. Jak wybrać kasę fiskalną do warsztatu samochodowego?
  15. Usługi kancelarii prawnej dla biznesu
  16. Balustrady ze stali nierdzewnej – dlaczego warto je wybrać?
  17. Dlaczego warto zainwestować w SEO?
  18. Rusza nabór wniosków do programu „Czyste powietrze 2.0”
  19.  Rzeczoznawca budowlany – błędy w wykończeniu ścian
  20. Tynki akrylowe – najpopularniejsze wykończenie elewacji
  21. Czy konwojowanie gotówki jest bezpieczne?
  22. Jak zorganizować transport maszyn i materiałów budowlanych
  23. Prezentacje multimedialne- nieodłączny element nauki, rozwoju oraz pracy
  24. Sprawdzone narzędzia do gratowania
  25. RODO a przechowywanie i niszczenie dokumentów
  26. Spedytor – specjalista od organizacji transportu 
  27. Jak upiększyć przestrzeń – szkło z nadrukiem
  28. Propan jako uniwersalne paliwo opałowe
  29. Klimatyzatory ścienne Toshiba – rozwiązania dla domu i biura
  30. USG mięśni kończyny górnej i dolnej po urazie

Choć Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (czyli tzw. RODO) weszło w życie nieco ponad 2 lata temu, to część polskich przedsiębiorców nadal ma pewne wątpliwości dotyczące jego przestrzegania. W teorii, najogólniej rzecz ujmując, RODO zawiera przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie informacji tego rodzaju. Dotyczy to różnych aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa – w poniższym artykule skupimy się na kwestiach związanych z prawidłowym przechowywaniem oraz niszczeniem dokumentów zawierających dane osobowe. 

Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe

Zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych dokumenty powinny być przechowywane w firmie tak długo, jak jest to niezbędne dla realizacji celów ich przetwarzania. Po upływie tego okresu należy je zniszczyć. Ponadto usunięcie danych osobowych powinno również odbyć się na żądanie osoby, której dane są przetwarzane. Dokumenty tego typu powinny być przechowywane w taki sposób, aby niemożliwe było dotarcie do zawartych w nich informacji przez osoby do tego nieupoważnione. W praktyce oznacza to, że akta, w których znajdują się dane osobowe, nie powinny np. leżeć na biurku czy na otwartej półce w biurze – wówczas każdy może do nich zajrzeć. Najlepiej przechowywać je w przeznaczonych do tego celu teczkach czy pojemnikach. Natomiast dokumenty przeznaczone do zniszczenia warto umieścić w specjalnej szafce RODO. Posiada ona inteligentny wlot papieru oraz specjalny zamek blokujący pokrywę, który skutecznie zapobiega dostaniu się do akt przeznaczonych do zniszczenia przez niepowołane osoby. Przechowywanie zbędnych dokumentów zawierających dane osobowe w szafce RODO jest gwarancją bezpieczeństwa.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO 

Niestety w postanowieniach RODO nie ma żadnych konkretnych ustaleń co do prawidłowego niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Jednakże analizując dokładnie Rozporządzenie, można na tej podstawie wysnuć kilka istotnych wniosków. Najważniejszym z nich jest informacja o rezultacie procesu niszczenia – dokumenty zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone tak, aby niemożliwe było ponowne odtworzenie tych informacji. Jeśli dołożymy do tego obowiązującą w Polsce normę DIN 66399, która określa stopnie zniszczenia dokumentacji dla poszczególnych klas poufności oraz opisuje wielkość ścinków powstałych w procesie zniszczenia, mamy już pewną wizję prawidłowej utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe. 

Jak zatem poradzić sobie z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów w firmie? 

Wyjścia są dwa. Pierwszym z nich jest radzenie sobie z tymi czynnościami na własną rękę. Zamówienie zamykanych na klucz szafek, kontrola i edukowanie pracowników, zakup niszczarek zgodnych z normą DIN 66399 i dbanie o to, żeby żadne dokumenty przypadkowo nie dostały się w niepowołane ręce. Druga opcja to zatrudnienie firmy firmie outsourcingowej. Najlepsze firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów mają w swojej ofercie nie tylko masową utylizację papierowej dokumentacji, ale również i niszczenie elektronicznych nośników danych, opcję cyklicznego odbioru zbędnych akt czy wspomniane wcześniej szafki RODO bądź pojemniki na dokumenty. Możesz zwrócić się do specjalistów, przedstawiając swoje potrzeby – na pewno pomogą dobrać Ci najdogodniejsze dla Ciebie rozwiązanie. Ponadto zdając się na specjalistów, będziesz miał pewność, że powzięte przez Ciebie działania są zgodne z RODO i innymi obowiązującymi normami bezpieczeństwa.

Źródło: Essi – Utylizacja dokumentów

0 Comments

Leave a Comment